Backups richtig machen, die 3-2-1-Regel für Website und Firmendaten

Eine Festplatte geht kaputt, ein Update legt die Website lahm, Erpressungssoftware verschlüsselt alle Dateien, oder jemand löscht aus Versehen den falschen Ordner. Dann zeigt sich, ob es ein brauchbares Backup gibt. Viele kleine Firmen stellen erst in diesem Moment fest, dass ihre Sicherung unvollständig, veraltet oder selbst beschädigt ist.

Die 3-2-1-Regel

Die bewährte Faustregel für Backups lautet:

• 3 Kopien deiner Daten: das Original und zwei Sicherungen.
• 2 verschiedene Speicherarten, etwa eine externe Festplatte und ein Cloud-Speicher.
• 1 Kopie außer Haus, also nicht im selben Gebäude und nicht auf demselben Server.

Der Grund: Ein Brand, ein Einbruch oder Erpressungssoftware trifft alles, was am selben Ort oder im selben Netzwerk liegt. Eine Kopie, die woanders liegt und nicht ständig verbunden ist, übersteht auch das.

Was gesichert werden muss

Website: Sowohl die Dateien (Bilder, Theme, Plugins, Uploads) als auch die Datenbank. Bei WordPress steckt der gesamte Inhalt in der Datenbank. Ein Backup nur der Dateien nützt wenig.

E-Mails: Auch bei Anbietern wie Microsoft 365 oder Google Workspace bist du für die Sicherung deiner Daten weitgehend selbst verantwortlich. Gelöschte E-Mails sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist dort endgültig weg.

Firmendaten: Buchhaltung, Kundendaten, Verträge, Fotos, Projektdateien. Denk auch an Daten, die nur auf einzelnen Laptops liegen.

Zugangsdaten: Exportiere die Daten deines Passwort-Managers verschlüsselt, und bewahre Wiederherstellungscodes für wichtige Konten getrennt auf.

Die häufigsten Backup-Fehler

1. Das Backup liegt auf demselben Server. Viele Hoster und Plugins speichern Sicherungen im selben Webspace. Fällt der Server aus oder wird gehackt, ist das Backup mit weg.
2. Die externe Festplatte hängt ständig am Computer. Erpressungssoftware verschlüsselt sie gleich mit. Steck sie nur zum Sichern an oder nutze einen Speicher mit Versionierung.
3. Niemand hat je eine Wiederherstellung getestet. Ein Backup, das sich nicht zurückspielen lässt, ist keins. Probier es mindestens einmal im Jahr aus.
4. Das Backup läuft nicht mehr. Nach einem Umzug oder Update bricht die automatische Sicherung oft stillschweigend ab. Lass dich bei Fehlern benachrichtigen.
5. Es gibt nur die neueste Version. Wird ein Fehler erst nach einer Woche bemerkt, ist das tägliche Backup schon überschrieben. Bewahre mehrere ältere Stände auf.

Ein einfaches Konzept für kleine Firmen

Was	Wie oft	Wohin
Website (Dateien und Datenbank)	täglich, automatisch	Backup des Hosters und zusätzlich ein externer Speicher
Firmendaten am Computer	täglich, automatisch	verschlüsselter Cloud-Speicher mit Versionierung
Vollständige Sicherung	wöchentlich oder monatlich	externe Festplatte, danach abstecken
E-Mails	täglich, automatisch	Backup-Dienst für den jeweiligen E-Mail-Anbieter

Worauf du beim Cloud-Backup achten solltest

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Deine Daten werden auf deinem Gerät verschlüsselt, bevor sie hochgeladen werden. Der Anbieter kann sie nicht lesen.
• Versionierung: Ältere Stände einer Datei bleiben erhalten. Wird eine Datei verschlüsselt oder überschrieben, holst du die vorherige Version zurück.
• Serverstandort: Für Firmendaten mit Personenbezug ist ein Anbieter mit Servern in der EU oder der Schweiz meist einfacher.
• Wiederherstellung: Prüf vorher, wie einfach du einzelne Dateien und komplette Ordner zurückholen kannst.

Der Test: Was würde morgen passieren?

Stell dir vor, dein Laptop wird heute gestohlen und dein Webserver fällt gleichzeitig aus. Wie lange würde es dauern, bis du wieder arbeiten kannst, und welche Daten wären verloren? Wenn die Antwort dir unangenehm ist, fang heute mit einem automatischen Backup für das Wichtigste an. Der Rest kann schrittweise folgen.

Weitere Schutzmaßnahmen findest du in der Sicherheits-Checkliste für Kleinunternehmen.